மாவட்ட அலுவலக நடைமுறைக் கையேடு(District Office Manual)
- மாவட்ட அலுவலக நடைமுறைக் கையேடு(District Office Manual), என்பது தமிழக அரசுஅலுவலகங்களில் எவ்வாறு அலுவல்களை அன்றாட நடைமுறையில் கையாளுவது என்பதை விளக்கமாக எடுத்துக்கூறும் ஒரு கையேடு ஆகும். வழக்கமாக பொதுமக்களுக்கு இந்நடைமுறை தெரியாததால் அவர்கள் பல இன்னல்களுக்கும் இடையூறுகளுக்கும் ஆளாகின்றனர்.
- இக்கையேடு, தமிழக அரசால் வெளியிடப்பட்ட ஒரு பொது ஆவணம் ஆகும். இக்கையேடு அரசு புத்தகக்கடைகளில் மற்றும் தனியாா் கடைகளிலும் கிடைக்கின்றது. இக்கையேடு அரசு அலுவலகங்களில் யார் என்ன செய்யவேண்டும், யார் எதற்குப் பொறுப்பு என்பதை மிகவும் தெளிவாக எடுத்துரைக்கின்றது.
- அலுவலகத்திற்கு வரும் கடிதங்களை எவ்வாறு கையாளுவது, எவ்வாறு மேல் அதிகாரிகளுக்குக் கடிதம் எழுதுவது, பெறப்பட்ட கடிதத்தின் மீது நடவடிக்கை எப்படி எடுப்பது என்பன போன்ற பல உபயோகமான தகவல்களைக் கொடுக்கின்றது.
- அரசு அலுவலகங்களில் என்ன பதிவேடுகள் பராமரிக்கப்பட வேண்டும், யார் செய்ய வேண்டும், என்ன பயனிற்காக செய்ய வேண்டும் போன்ற தகவல்களும் இக்கையேட்டில் உள்ளன. அலுவலகத்தில் சக ஊழியர்களிடம் எப்படி நடந்து கொள்வது, மேல் அதிகாரிகளிடம் எப்படி நடந்து கொள்வது போன்ற தகவல்களும் உள்ளன. இக்கையேடு இரண்டு பாகமாக உள்ளது.
- முதல் பாகத்தில் மேலே சொன்ன தகவல்களும் இரண்டாவது பாகத்தில் மாவட்ட ஆட்சித்தலைவர் அலுவலகம், வருவாய் கோட்ட ஆட்சித்தலைவர் அலுவலகம் போன்ற அலுவலகங்களுக்குத் தேவையான சில சிறப்பான தகவல்கள் தரப்பட்டுள்ளன. இதில் உள்ள தகவல்களுக்கு ஆதாரமான அரசாணைகளும் ஆங்காங்கே கொடுக்கப்பட்டுள்ளன.
- ஒவ்வொரு அரசு ஊழியருக்கும் இக்கையேட்டின் நகல் ஒன்று வழங்கப்பட வேண்டும் என்று குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது. அரசு ஊழியர்கள் அனைவரும் இக்கையேட்டில் உள்ள அறிவுரைகளை ஐயமறத் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும், அறிவுரைகள் தெரியாது என்னும் காரணம் எப்பொழுதும் எற்றுக்கொள்ளப்படமாட்டாது என்றும் கூறப்பட்டுள்ளது.
- ஒரு அலுவலகத்திற்கு பொறுப்பான அதிகாரி, தம் அலுவலகத்தில் பணிபுரியும் அனைத்து அலுவலர்களும் இவைகளை நன்கு தெரிந்து கொள்வதையும், அவ்வப்பொழுது வரும் புதிய அறிவுரைகளையும் இதனுடன் சேர்த்து அறிந்து கொள்ள வேண்டும் என்பதையும் உறுதி செய்து கொள்ள வேண்டும்.
- அனைத்து அரசு ஊழியர்களும் வாரநாட்களில் காலை 9.45 முதல் மாலை 5.45 மணிவரை அலுவலகத்தில் இருக்க வேண்டும். அலுவலகப் பொறுப்பில் உள்ள அதிகாரிகள் முன் மாதிரியாக காலதாமதம் செய்யாமல் அலுவலகத்திற்கு வந்துவிட வேண்டும்.
- மதிய இடைவேளைக்கு மதியம் 1 மணி முதல் 2 மணி வரை ஒருவர் பின் ஒருவராகச் சென்று 1/2 மணிக்குள் திரும்பிவிட வேண்டும். அனைவரும் ஒன்றாகச் செல்லுதல் கூடாது.
- குறிப்பிட்ட கட்டங்களுடன் ஒரு வருகைப்பதிவேடு பராமரிக்கப் படவேண்டும். இது அலுவலகப் பொறுப்பில் உள்ள அதிகாரி வசம் இருக்க வேண்டும், ஒரு தாமத வருகைப்பதிவேடும் பராமரிக்கப் படவேண்டும்.
- அலுவலகக் கோப்புக்களை எக்காரணம் கொண்டும் அலுவலகத்தை விட்டு வெளியே வீட்டிற்கு எடுத்துச் சென்று பணி செய்யலாம் என்று எண்ணக்கூடாது. பொதுவாக ஞாயிற்றுக்கிழமைகளிலும், விடுமுறைகளிலும் வேலை செய்வது தடைசெய்யப்பட்டுள்ளது. விடுமுறைகளில் அவசர வேலை வந்தால், அதனைச்செய்ய மாற்று ஏற்பாடுகள் செய்து கொள்ள வேண்டும்.
- சிறுவிடுப்பு அப்பொழுது நடைமுறையில் இருக்கும் விதிகளுக்கு ஏற்ப வழங்கப்படும். சிறுவிடுப்பிற்கான காரணம் தெளிவாகக் குறிப்பிட வேண்டும். தெளிவில்லாத “அவசர சொந்தக்காரணங்களுக்காக” என்றோ, “விழா அல்லது சடங்குகளில் பங்கேற்க” என்று பொதுவான காரணங்கள் ஏற்றுக்கொள்ளப்படமாட்டாது.
- விடுமுறையை எடுப்பதற்கு முன்பே மனுவை அளித்து ஒப்புதல் பெற்றுவிட வேண்டும். வருகைப்பதிவேடு குறிப்பிட்ட முறையில் பராமரிக்கப் படவேண்டும். ஒவ்வொரு அலுவலக ஊழியர்களுக்கும் ஒரு பக்கம் ஒதுக்கப்பட்டு அவருடைய விடுமுறை கணக்கு பராமரிக்கப் படவேண்டும். மாற்று விடுமுறை (Compensatory Leave, optional religion holiday) பண்டிகைக் கால சிறப்பு விடுமுறை குறித்த தகவல்களும் பதியப்பட வேண்டும்.
- அலுவலகத்தில் பணிபுரியும் போது ஊழியா்கள் அமைதியாகவும் பெருந்தன்மையுடனும் நடந்து கொள்ள வேண்டும். சக ஊழியர்களிடம் கனிவாகப் பேசவேண்டும். கவனச் சிதைவில்லாமல் காலத்தை வீணடிக்காமல் பணியில் ஈடுபட வேண்டும்.
- அலுவலகத்தில் அமைதிகாத்து, சக ஊழியர்களிடம் கலந்து பேச வேண்டிய நிர்பந்தம் வந்தால், அமைதியாக மற்றவர்களுக்கு இடையூறு நேரவண்ணம் தாழ்ந்த குரலில் பேச வேண்டும். அலுவலகத்தகவல்களை எக்காரணம் கொண்டும் மற்றவர்களிடமும் தொடர்பில்லாதவர்களிடமும் பகிர்ந்து கொள்ளக்கூடாது.
- அலுவலகத்திற்கு வரும் மனுதாரர்களிடமிருந்தோ அல்லது பொது மக்களிடமிருந்தோ எக்காரணத்தைக் கொண்டும் எவ்விதமான அன்பளிப்பும் பெறக்கூடாது. அவர்களிடம் உதவியைப்பெற்றுக்கொண்டு அவர்களுக்கு நன்றிக்கடன் அல்லது கடப்பாடு உடையவர்கள் என்ற நிலைக்கு உள்ளாகக்கூடாது.
- அலுவலகத்தில் குப்பைக்கூடை வைத்து அனைத்துக்குப்பைகளையும் அதில் தான் சேகரிக்க வேண்டும். எழுது பொருள்கள், கோப்புகள் அங்கிமிங்குமாக சிதரிக்கிடக்காமல் ஒழுங்காக நிலைப்பேழையில் அடுக்கி வைக்கப்பட வேண்டும்.
டோடன்ஹாம் முறை
- அரசு அலுவலகங்களில் செயல்படுத்தப்படும் முறைக்கு “டோடன்ஹாம் முறை’ என்று பெயர். முதலில் அலுவலப்பணிகளை பிரிவுகளாகப் பிறித்துக்கொள்ளவேண்டும், பிரிவுகளுக்கு அடையாள எண்கொடுக்கப் படவேண்டும். கையாளப்படும் பொருள் மற்றும் ஊழியர்கள் அடங்கிய பட்டியல் தயார் செய்யப்பட வேண்டும். ஓவ்வொரு பிரிவும் ஒரு பிரிவுத்தலைவரின் கீழ் செயல் படும்.
- அலுவலகம் ஒரு மேலாளரின் கீழ் (சரிச்த்ததார்) செயல்படும். அலுவலகம் சீராக நடப்பதற்க்கு அலுவலக மேலாளர் பொறுப்பு. அலுவலக மேலாளர் அலுவலக்ப்பணி காலதாமதம் இல்லாமல் நடைபெறுவதை உறுதி செய்யவேண்டும். அலுவலகத்தில் பராமரிக்கப்படும் பதிவேடுகளை இவர் சரிபார்க்க வேண்டும்.
- பணிக்குப் பொருந்தாத ஊழியரோ அல்லது தாமதம் செய்யும் ஊழியரோ இருந்தால் இவர் உடனே மேல்அதிகாாியின் கவனத்திற்கு எடுத்து செல்ல வேண்டும், அவ்வாறு செய்யாவிடில் கடமையிலிருந்து தவறியவராவார்.
- அலுவலகத்தில் தினசரி வரும் கடிதங்கள், மனுக்களைப் பிரித்து பதிவு செய்வது, தொடர்பான பிரிவுகளுக்குச் சேர்ப்பது இவைகளின் மேல் தேவையான நடவடிக்கை எடுப்பது, குறிப்புக்களை மேல் அதிகாரிக்கு சமர்பித்து, அவர்கள் ஆணை பெறுவது, பின்பு அவைகளுக்குத் தேவையான கடிதங்களை எழுதி ஒப்புதல் பெறுவது , சுத்தநகலை எடுத்து வெளியே அனுப்புவது போன்ற பல அலுவல்களை உள்ளடக்கியது அலுவலக நடைமுறை ஆகும்.
- அரசு அலுவலகத்திற்கு வரும் ஒவ்வொரு கடிதமும் வரிசையாக எண்ணிடப்படும். இம்முறை எக்கடிதமும் தவறாமல் கவனிக்கப்படவேண்டும் என்பதை உறுதி செய்யும். எண்ணிடப்பட்ட கடிதங்கள் பகிர்மாணப் பதிவேட்டில் (Distribution Register) பதியப்பட வேண்டும்.
- இப்பதிவேட்டில் இக்கடிதங்கள் எந்தப்பிரிவிற்கு, எந்தப்பிரிவு எழுத்தருக்கு ஒதுக்கப்படுகிறது என்னும் தகவல்களைக் கொண்டிருக்கும். ஒவ்வொரு எழுத்தரும் தாம் கையாளும் கடிதங்களுக்கான தகவல்களைத் “தன் பதிவேடு” ( Personal Register) என்னும் பதிவேட்டில் பதிய வேண்டும்.
- புதிய கடிதமாக இருந்தால் புதிய கோப்பிலும், கடிதம் ஏற்கனவே கையாளும் கோப்பு தொடர்பாக இருந்தால், அக்கோப்பிலும் இணைத்து நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும். ஒரு எழுத்தரின் பணிகுறித்த அனைத்துத் தகவல்களையும் உள்ளடக்கிய இப்பதிவேடு முக்கியமானதாகும். அலுவலக மேலாளர் குறிப்பிட்ட கால அளவில் இவைகளைத் தவறாமல் தணிக்கை செய்வார்.
- இது போலவே அலுவலகத்திலிருந்து அனுப்ப வேண்டிய கால முறை அறிக்கைகளை “காலமுறைப்பதிவேட்டில்” (Periodical Register) பதியவேண்டும். காலமுறைப்பதிவேடு யாருக்கு, எப்பொழுதெல்லம் காலமுறை அறிக்கைகள் அனுப்ப வேண்டும் என்ற தகவல்களை கொண்டது.
- சுத்த நகல் எடுப்பதற்காக “சுத்த நகல் பதிவேடு” ( Fair copy Register)அனுப்புகையைக் கண்காணிக்க “அனுப்புகைப்பதிவேடு” ( Dispatch Register) களும் பராமரிக்கப்படவேண்டும். முக்கியமான கடிதங்களில் சிறப்பு கவனம் செலுத்த “சிறப்புப்பதிவேடும்” ( Special Register) பராமரிக்கப்படவேண்டும்.
- அரசு அலுவலகங்களில் முடிவுற்ற கோப்புகளை எத்தனை காலம் வைத்திருக்கவேண்டும், எப்பொழுது அழிக்கலாம் என்பதற்கான அறிவுரைகள் தெளிவாக உள்ளன. கோப்புகளின் வகைகளைப் பொருத்து அவை உடனே அழிக்கப்பட வேண்டியவை (N. Dis’ Immediate Disposal ) ஓராண்டு கழித்து அழிக்கப்பட வேண்டியவை (L.Dis. Destruction after one year) மூன்றாண்டு காலம் வைக்கப்பட வேண்டியவை (K. Dis. Destruction after three year), நிரந்தரமானவை (R.Dis)என்று பல வகையாகப்பிரித்து பராமரிக்கப்படும்.
- அலுவலகத்திற்கு வரும் ஒவ்வொரு கோரிக்கையும் தாமதமில்லாமல் முறையாக நடவடிக்கை எடுக்கப்படும் வண்ணம் நடைமுறை உருவாக்கப்பட்டுள்ளது.
